一、應(yīng)用背景
隨著工作和會議方式的快速改變，政府部門或企業(yè)發(fā)展需求的不斷增加，智能化會議已然成為未來的重要趨勢。傳統(tǒng)會議仍存在諸多“痛點(diǎn)”——會議繁多，每次會議前都要印刷大量的文件，繁重的無意義的重復(fù)性工作，消耗了大量的人力物力，會議后難落實(shí)，既造成了資源的浪費(fèi)也影響了工作效率等傳統(tǒng)的會議已經(jīng)越來越不能適應(yīng)一個現(xiàn)代化的會議溝通需求。如何高效地利用信息技術(shù)的不斷發(fā)展和現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)和公共資源，實(shí)現(xiàn)會議信息化，是目前急待解決的一個問題。
借助多年的技術(shù)沉淀，致力于解決會議應(yīng)用場景中的頑固痛點(diǎn)，推出了全新的交互式智能無紙化會議模式，智能無紙化會議系統(tǒng)解決了會議信息整合難、會議流程復(fù)雜和會議環(huán)節(jié)多的問題，從會前準(zhǔn)備，會中管理，到會后歸檔全面了解會議執(zhí)行流程。以液會議平板為中心，整合高清視頻、多屏交互、智能中控、音視頻采集和擴(kuò)聲系統(tǒng)等，形成一個“以人為本”的智能化會議體驗(yàn)，真正實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化會議模式的智能無紙化。
二、應(yīng)用場景
無紙化最大程度地在平板終端上集成會議簽到、會議記錄、演示跟隨、大屏投放、呼叫服務(wù)、投標(biāo)表決、電子白板、資料共享、手寫批注、視頻點(diǎn)播、視頻直播、業(yè)務(wù)平臺對接等并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機(jī)交互界面，同時還實(shí)現(xiàn)了手機(jī)、筆記本電腦等移動終端與平板終端的協(xié)同工作、智能共享和交互控制于一體，幫助政府部門或企業(yè)解決會議的痛點(diǎn)，達(dá)到節(jié)約時間、節(jié)省成本、提高工作效率的目的。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案
3.1設(shè)計(jì)思想
項(xiàng)目會議室承載著單位大小重要會議，因此本項(xiàng)目旨在建設(shè)一個良好的智能化的會議場所，組建多功能、多模式、多媒體的智能化會議室，實(shí)現(xiàn)無紙化會議會務(wù)，順應(yīng)當(dāng)今國際主流-綠色環(huán)保節(jié)能，達(dá)到降低會議成本、提高會議效率、保障會議信息安全、提升會議溝通的效果、提高會議質(zhì)量的最終目標(biāo)，同時也給與會人員帶來全新的會議體驗(yàn)。
1）節(jié)約浪費(fèi)綠色環(huán)保
每次會議用紙量不在少數(shù)，加上油墨使用、打印機(jī)等機(jī)器折舊，且會議用紙因保密等因素，會后基本無法再利用，耗材使用、浪費(fèi)嚴(yán)重。無紙化會議系統(tǒng)從源頭控制紙張、耗材的使用，真正實(shí)現(xiàn)綠色、節(jié)能、環(huán)保。
2）保密問題不再困擾
文件清退、銷毀等環(huán)節(jié)難免，會議上下發(fā)的保密文件資料，在會議結(jié)束后沒有及時回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的最大通道。無紙化會議系統(tǒng)讓文件的一鍵上傳、一鍵歸檔、權(quán)限可讀、下載，讓文件簡單化，安全性、保密性大大提升。
3）會議資料無需打印、裝訂、分發(fā)、處理
每次會議往往需要大量人力用于材料的準(zhǔn)備、打印、裝訂、分發(fā)、回收、銷毀，時間都浪費(fèi)在繁瑣而又“不可或缺”的雜事上。投票更是要花費(fèi)大把的時間用于選票的制作、發(fā)放、回收、統(tǒng)計(jì)，效率極其低下。無紙化會議系統(tǒng)解放了大量的人力，解決了人員效率低下的問題，能夠快速的完成會議材料的分發(fā)和回收，快速完成投票并統(tǒng)計(jì)出投票結(jié)果，將時間節(jié)省出來更多用于會議的保障，也確保了會議的品質(zhì)。
3.2硬件設(shè)計(jì)原則
1）先進(jìn)型原則
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是先進(jìn)的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當(dāng)中的科學(xué)性。整個產(chǎn)品能體現(xiàn)當(dāng)今會議技術(shù)的發(fā)展水平。
2）實(shí)用性原則
能夠最大限度的滿足實(shí)際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護(hù)簡單、管理簡便。
3）可擴(kuò)充性、可維護(hù)性原則
要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，系統(tǒng)維護(hù)是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時間內(nèi)完成。
4）經(jīng)濟(jì)型原則
在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到最經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。
3.3軟件設(shè)計(jì)原則
通過建設(shè)無紙化交互式多媒體會議系統(tǒng)，充分利用好信息技術(shù)的發(fā)展效果，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，達(dá)到提高會會議效率、降低會議人員的工作負(fù)擔(dān)、減少能源消耗、降低泄密風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)，體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
1）保密性強(qiáng)
隨著國家信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開，需要會議主持人員將會議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復(fù)印、裝訂等過程中，由于中間環(huán)節(jié)多，給保密會議帶來了很多不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)。我們的保密會議系統(tǒng)可以從根本上杜絕傳統(tǒng)方式帶來的各種隱患。
2）節(jié)能環(huán)保
在部隊(duì)、政府機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)，和各企事業(yè)單位，每年各種會議較多，會議材料用紙量較大，印制等各種費(fèi)用較高，人力及時間消耗較多，不僅增加成本，而且也不適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。同時與建設(shè)一個高效，節(jié)能，環(huán)保的社會也不相稱。無紙化不僅能大大提高工作效率，對環(huán)保節(jié)能也具有深遠(yuǎn)的意義。
3）最先進(jìn)型
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是最先進(jìn)的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當(dāng)中的科學(xué)性。
4）超實(shí)用性
能夠最大限度的滿足實(shí)際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式。按照實(shí)際需要來設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)，在滿足功能要求和技術(shù)指標(biāo)要求的基礎(chǔ)上盡量簡化設(shè)計(jì)，堅(jiān)持實(shí)用化，充分滿足用戶的需要。
5）可擴(kuò)充性
要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，可根據(jù)客戶以后的升級使用，增加不同的功能模塊，可擴(kuò)充性強(qiáng)。
6）可維護(hù)性
系統(tǒng)維護(hù)是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時間內(nèi)完成。
7）最經(jīng)濟(jì)型
在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到最經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。
8）高可靠性
軟件系統(tǒng)規(guī)模越復(fù)雜，應(yīng)用本身對系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性要求越來越高，其軟件系統(tǒng)的可靠性也直接關(guān)系到自身的聲譽(yù)和生存發(fā)展競爭能力。
9）抗攻擊性
外部的存儲數(shù)據(jù)在指定的區(qū)域，與操作系統(tǒng)相隔離，會議結(jié)束后，徹底清除會議文件，保密會議文件在系統(tǒng)中徹底粉碎，而且，每次系統(tǒng)重起后，系統(tǒng)都會恢復(fù)到最初的狀態(tài)?；诟邚?qiáng)度的身份認(rèn)證，確保了管理者、使用者的合法身份，封閉了管理端口和業(yè)務(wù)端口以外的所有端口，加強(qiáng)了產(chǎn)品的抗攻擊性；
10）易操作性
提供良好的操作界面，方便用戶操作，提高系統(tǒng)自動化管理能力，降低工作人員強(qiáng)度。
四、系統(tǒng)解決方案
采用最主流的無紙化會議模式，通過無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行會議信息共享和連接，與會者基于平板電腦開會，實(shí)現(xiàn)了會議全程電子化，全程不用紙和筆，綠色環(huán)保節(jié)能，高效簡潔大氣，引領(lǐng)低碳辦公新風(fēng)氣。
基于通用型平板設(shè)備的無紙化會議，一鍵部署，配置靈活，簡單易用，安全可靠，無需繁雜的布線，繁瑣的設(shè)備調(diào)試，越來越多的部門單位，企業(yè)認(rèn)識到這種會議模式的靈活與高效，深受政府機(jī)關(guān)、大型企業(yè)的熱愛。
4.1無紙化客戶端軟件平臺
為所有與會人員提供系統(tǒng)功能：會議資料、會議簽到、會議記錄、投票表決、視頻點(diǎn)播、呼叫服務(wù)、電子白板、秘書管理、自由桌面。
1）簽到進(jìn)入：
通過點(diǎn)擊【簽到進(jìn)入】按鈕登陸PC客戶端，將顯示所屬會議的相關(guān)信息。
2）會議信息：
該功能為參會人員提供了查看會議議題，及當(dāng)前參會人員，議題介紹信息，會議文稿，投票列表，投票名稱，投票狀態(tài)，投票類型。
3）議程文稿：
會議文稿界面是最簡潔的界面，方便參會人員查看文檔信息，左側(cè)有畫筆批注等等功能，右側(cè)有一目了然的功能按鍵，強(qiáng)制同屏和發(fā)起同屏。
5）一鍵同屏：
發(fā)起者退出當(dāng)前同屏對象的操作界面，可通過“演示跟隨”再次回到同屏界面。
6）批注查看：
該功能顯示當(dāng)前會議人員對會議文檔所做批注，點(diǎn)擊“閱讀” 按鈕可再次編輯。
7）人員簽到：
該功能為參會人員提供了查看全體參會人員基本信息的功能，具體展現(xiàn)參會人員的座位號、姓名、公司名稱、職位和簽到時間。右側(cè)為本次會議人員簽到統(tǒng)計(jì)圖可投放大屏。
8）會議記錄：
參會人員可通過會議記錄功能編寫自己所需要記錄的文字內(nèi)容，并可編輯、修改、刪除、保存和導(dǎo)出。左側(cè)為當(dāng)前會議人員會議列表，右側(cè)有手寫、鍵盤兩種模式。
9）投票表決：
投票功能為表決和選舉進(jìn)行投票的功能。首先需要會議主持人進(jìn)行發(fā)起投票，然后參會人員可以選擇投票選項(xiàng)，點(diǎn)擊【實(shí)名】、【匿名】、【棄權(quán)】按鈕進(jìn)行操作。
10）呼叫服務(wù)：
后臺提供了必備的茶、水、筆、紙等常用服務(wù)等呼叫，支持自定義呼叫內(nèi)容和呼叫服務(wù)人員。左側(cè)顯示為服務(wù)記錄以及服務(wù)當(dāng)前處理狀態(tài)。
11）視頻點(diǎn)播：
可本地播放會議視頻資料，并可通過“同屏播放”按鈕，通知其用戶共同播放該視頻，不需要增加解碼器和流媒體服務(wù)器，播放不卡機(jī)，不停頓，畫面流暢清晰。
12）資料導(dǎo)出：
該功能提供參會人員可以選擇導(dǎo)出本次會議過程中個人所做會議批注和記錄。
13）電子白板：
提供多人白板互動，參會人員可以發(fā)起白板同步邀請，可將畫板動作同步到其他參與畫板同步的客戶端，支持多人同步以及控制個人和他人畫板筆跡顯示隱藏。
14）大屏投放：
支持接收windows客戶端或者android客戶端投放內(nèi)容；支持會議簽到、投票表決等統(tǒng)計(jì)結(jié)果的發(fā)布；支持視頻直播、電子白板等內(nèi)容進(jìn)行投放。
15）會議標(biāo)語：
支持會議室設(shè)置歡迎標(biāo)語，提升會議新形象，會議標(biāo)語時時更改，字體大小調(diào)節(jié)，字體顏色改變，背景圖案更換等等人性化功能。
4.2無紙化管理軟件平臺
1）系統(tǒng)管理員登錄
系統(tǒng)管理員可遠(yuǎn)程登錄，不同管理員相互在登陸名一欄內(nèi)輸入用戶名，在密碼一欄內(nèi)輸入之前在系統(tǒng)導(dǎo)航中設(shè)置的密碼 ，然后單擊登陸按鈕進(jìn)入系統(tǒng)主界面。
2）系統(tǒng)參數(shù)配置
參數(shù)分兩類，一是運(yùn)行參數(shù)，二是軟件參數(shù)，每一個參數(shù)在系統(tǒng)中都起到一定的作用，不能設(shè)置錯誤更不可不設(shè)，單位名稱及單位LOGO都可以重新設(shè)置。
3）創(chuàng)建會議及添加：
進(jìn)入創(chuàng)建會議后就是添加界面，填入會議主題，選中會議的開始和結(jié)束時間然后選擇會議室、會議模式和會議狀態(tài)，最后點(diǎn)擊【保存】按鈕。
4）會議管理及修改：
選中需要修改的會議，點(diǎn)擊【修改】按鈕進(jìn)入修改界面，修改界面共有會議議題、將信息修改之后點(diǎn)擊【保存】按鈕。
5）會議人員及選擇人員 ：
會議人員：點(diǎn)擊【會議人員】按鈕進(jìn)入會議人員界面，為參會人員分配角色，為人員分配座號，添加會議人員，刪除會議人員等操作；然后點(diǎn)擊人員列表下萬的【提交】按鈕。
6）人員管理及編輯參會人員：
選中需要修改的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊【編輯】按鈕進(jìn)入人員信息修改界面，將需要修改的數(shù)據(jù)寫入之后點(diǎn)擊 【保存】 按鈕。
7）會議角色及修改：
選中需要修改的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊【修改】按鈕進(jìn)入修改界面，修改完成點(diǎn)擊【保存】按鈕。
8）座號分配：
點(diǎn)擊列表上方的【座號分配】按鈕進(jìn)入界面，將“參會人員”拖到中間“座位分配”區(qū)域內(nèi)，完成之后點(diǎn)擊【提交保存】按鈕；需要重新安排座次，點(diǎn)擊【全部重置】按鈕操作。
9）會議文檔：
點(diǎn)擊【上傳】按鈕，在彈出的對話框內(nèi)點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕，選擇需要上傳的文件，然后點(diǎn)擊【上傳】按鈕。
10）會議投票及新增選舉：
進(jìn)入“會議投票”界面點(diǎn)擊【新增選舉】按鈕，進(jìn)入新增選舉界面，其中序號為大于0的整數(shù)，投票子項(xiàng)是為選舉添加選項(xiàng)，投票時間單位為分鐘，最后點(diǎn)擊【保存】按鈕。
4.3無紙化硬件組成
1）無紙化會議系統(tǒng)服務(wù)器
設(shè)備主要參數(shù)：
l 安裝：19”標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜4U高度或桌面放置。
l 屏幕：8.9＂。
l 處理器：Intel Xeon E3 3.3GHz 四核八線程。
l 系統(tǒng)：Linux。
l 內(nèi)存：8G DDR3。
l 硬盤：1TB SATA。
l 顯卡：2G獨(dú)立顯卡。
l 聲卡：集成Realtek ALC887 8聲道音效芯片。
l 分辨率：1024*600。
l 亮度：250cd/m2。
l 屏幕比例：17：10。
2）無紙化終端主機(jī)
設(shè)備主要參數(shù)：
l CPU： Intel I5。
l 內(nèi)存：4GB DDR3 RAM。
l 硬盤容量：128GB 固態(tài)硬盤。
l 網(wǎng)卡：千兆網(wǎng)絡(luò)接口。
l 操作系統(tǒng)：Windows10。
3）無紙化升降觸摸顯示終端
觸控?zé)o紙化智能升降器采用高清觸摸寬屏設(shè)計(jì)，完全符合會議現(xiàn)場人體坐姿舒適可視效果，高度嚴(yán)格按不遮擋視線角度設(shè)計(jì)，采用無縫、無背板連接，彰顯產(chǎn)品高端大氣；無紙化會議終端，完美實(shí)現(xiàn)交互式無紙化強(qiáng)大的會議功能。
設(shè)備主要參數(shù)：
l 顯示屏尺寸：15.6英寸
l 顯示比例：16:9
l 物理分辨率：1920×1080
l 顯示屏視角：IPS全視角
l 觸摸屏類型：電容屏，10點(diǎn)觸控
l 接口：1×HDMI、1×USB2.0
l 工作環(huán)境：環(huán)境溫度：5℃～40℃；相對濕度：≧75%
l 工作功耗：AC～220V/50Hz/30W
l 顏色：銀色或銀色
五、系統(tǒng)安裝調(diào)試與培訓(xùn)及售后
5.1系統(tǒng)安裝調(diào)試
設(shè)備調(diào)試由本公司技術(shù)人員進(jìn)行程序編寫和調(diào)試。
1. 貨物到達(dá)后，在本公司和買方人員監(jiān)督下，由買方人員清點(diǎn)貨物，并檢查貨物的外觀。
2. 設(shè)備調(diào)試所需的工具、儀表由本公司提供。
3. 本公司工程師在現(xiàn)場安裝其設(shè)備時，保證遵守甲方的規(guī)定以及有關(guān)的保密制度。線材及配件等均為預(yù)估，待工程結(jié)束后按實(shí)結(jié)算。
5.2系統(tǒng)培訓(xùn)與售后服務(wù)
我司一貫非常重視為客戶提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)以支持我們客戶的成功。本公司愿為整套系統(tǒng)提供高質(zhì)量的維護(hù)服務(wù)，特作如下承諾：
1．系統(tǒng)設(shè)備的操作及日常維護(hù)工作，將由客戶的技術(shù)人員負(fù)責(zé)，本公司技術(shù)部將提供相應(yīng)的培訓(xùn)及指導(dǎo)。
2．公司有儲存充足的零配件，能保證客戶不會因?yàn)槿狈α慵⒄`系統(tǒng)運(yùn)行。特殊情況，可提供相近型號設(shè)備進(jìn)行暫時替補(bǔ)使用。
